Configurar Facebook Business Manager

¿Has hecho publicidad en Facebook? ¿Has escuchado hablar de Facebook Business Manager?

Si es así, seguro has utilizado tu cuenta personal del administrador de anuncios, la herramienta para crear campañas publicitarias en esta red social e Instagram.

Aunque es muy completa, existe otra plataforma que te permite gestionar tu publicidad de una manera más profesional: el Facebook Business Manager.

Es la mejor opción cuando hacemos campañas para varios clientes o somos una empresa. 

Pero más allá de la publicidad, Facebook Business Manager nos da la posibilidad de administrar otros activos, lo que lo convierte en un gran aliado para la gestión integral de nuestros negocios.

Por eso, en este artículo vamos a conocerlo mejor y aprenderemos a configurarlo.

¿Qué es Facebook Business Manager?

Cuando trabajamos solos, administramos una o dos páginas propias en Facebook y hacemos pocas campañas de anuncios al mes, el manejo desde nuestro perfil y cuenta personal del administrador de anuncios es bastante sencillo.

El asunto se complica cuando manejamos varios activos (páginas, cuentas publicitarias, píxeles, aplicaciones, etc) y nuestro trabajo involucra a más personas.

Facebook Business Manager es la herramienta gratuita de Facebook que nos ayuda a realizar las acciones de marketing de la empresa de manera más eficiente.

Está diseñada para poder gestionar en un solo lugar varias cuentas y trabajar en equipos.

¿Cómo nos ayuda a involucrar personas en nuestro trabajo?

Nos permite dar acceso (controlado y durante el tiempo que sea necesario) a determinados activos a otros miembros de nuestro equipo, colaboradores externos y/o agencias según las labores asignadas a cada quien. 

Esta herramienta nos da la posibilidad de administrar, entre otros activos propios y de terceros (clientes):

  • Páginas de Facebook. 
  • Cuentas de Instagram.
  • Cuentas publicitarias.
  • Catálogos de productos.
  • Aplicaciones.

Además agrupa estadísticas y otras informaciones necesarias para trabajar de una manera más efectiva.

¿Quién debe usar Facebook Business Manager?

Como ya mencionamos, está diseñado para aquellos que deban trabajar con otras personas y darles accesos a distintos activos sin perder el control sobre ellos.

Principalmente hablamos de:

  • Empresas grandes o pequeñas que quieran incluir a Facebook y/o Instagram en su plan de social media y necesiten que otras personas les colaboren o les gestionen totalmente estas redes sociales. 
  • Agencias con empleados que gestionan múltiples cuentas. En este caso, se añadirían esos colaboradores como "empleados" al Business Manager de la agencia.
  • Community managers que trabajan con clientes. Si esos clientes son personas (emprendedores o profesionales) que no manejan muy bien las redes sociales, el community manager deberá guiarlos para crear su propio administrador comercial.
  • Dueños de tiendas online que quieran crear catálogos de productos (aunque trabajen solos, pues esta opción es exclusiva del Facebook Business Manager).

En resumen, podemos seguir con la cuenta personal del administrador de anuncios si:

  • Solo hacemos anuncios para nosotros.
  • No pensamos involucrar a nadie más ahora ni en el futuro.
  • Se nos dificulta el manejo de herramientas.

Sin embargo, hay otras ventajas como poder separar el negocio de la parte personal que tienen peso para aprender a utilizarlo aunque este sea nuestro caso.

Pasos para crear una cuenta

Para crear una cuenta en el administrador comercial es necesario tener un perfil personal y una fan page en Facebook (por defecto, esta red social te dará acceso a tu administrador de anuncios).

Más adelante veremos que si en el momento de crear la cuenta en el Business Manager todavía no tenemos página, nos da la opción de crearla.

Cada cuenta de Business Manager debe tener una página de negocio principal asociada. 

Estos son los pasos a seguir para crear una cuenta:

  • Ingresa a tu perfil personal de Facebook.
  • Una vez logueado, abre esta página en otra pestaña.
  • Vamos a la esquina superior derecha y damos "click" en el botón que dice "Crear Cuenta".
  • Rellenamos algunos datos que nos pide (nombre de la empresa, tu nombre, correo electrónico).
  • Se te dirigirá a tu administrador comercial recién creado.
  • Allí puedes personalizar tu Business Manager con una foto de perfil y portada que represente tu negocio, agencia o marca personal.
  • Después tendrás que agregar los activos, como las páginas y las cuentas publicitarias. También deberás añadir a las personas que trabajarán contigo. Más adelante hablaremos más sobre esto. 

Algunos apuntes:

  • Una vez que has creado tu cuenta, tendrás dos opciones dentro de tu Facebook: tu perfil personal y tu Business Manager. Para trabajar debes usar solo el segundo.
  • Una vez creado el administrador comercial no podrás publicar desde tu perfil personal en la página que agregaste en la herramienta.
  • Como tip, no facilites tu correo personal al crear tu cuenta comercial, ya que se recomienda mantener separada la parte de trabajo de la personal.
  • Como dijimos, cada Business Manager tiene una página de negocio como base (principal). Esta será tu página. Luego puedes cambiarla en Configuración del negocio > información del negocio > editar > seleccionar la página que deseas > guardar.

Agrega personas al Facebook Business Manager

Una vez configuras la herramienta, puedes añadir personas, es decir,  aquellos colaboradores que trabajarán contigo en uno o varios proyectos.

Lo haces con el correo que estos utilizan en su Facebook personal.

No es necesario que ellos tengan una cuenta de administrador comercial como las empresas.

"Personas" es la opción para añadir a aquellos individuos que trabajarán conmigo. Si necesitas agregar a una empresa o agencia a través de su propio Business Manager estamos hablando de "socios".

Este proceso se lleva a cabo en la pestaña "Configuración del negocio".

Aquí podrás además administrar los demás activos, gestionar tus métodos de pago de manera segura y revisar los aspectos de seguridad de la cuenta, entre otras cosas, es decir, es como el centro de control.

Una vez que agregas a una persona deberás asignarle "roles" o "permisos" en dos niveles:

1.- Roles específicos del administrador comercial

Se refiere a nombrarle según una de estas dos opciones:

  • Administrador

Tiene, al igual que tú, el control total sobre el Business Manager.

Solo se recomienda darlo a una o dos personas de mucha confianza, por ejemplo, tu socio.

Esto para asegurarse un acceso en caso de que algo suceda con tu perfil personal. 

  • Empleado

Tiene acceso a la información básica de la configuración del negocio y se les puede asignar roles, sin embargo, no pueden hacer cambios.

Bajo esta opción deberías incluir a todos los colaboradores para trabajar de manera segura.

Cuando agregas personas, estas reciben un correo que les invita a confirmar, hasta que ellos no acepten, la gestión aparecerá como "pendiente".

2.- Roles de activos

En este segundo nivel les damos acceso a distintos activos según nos convenga para nuestro trabajo.

Por ejemplo, si en mi equipo hay varios community managers, cada uno trabajando con un cliente, podemos darles acceso solamente a la página respectiva.

De la misma manera, podemos dar acceso a cuentas publicitarias, pixeles, públicos, aplicaciones, catálogos, siempre que estos estén agregados a el Business Manager.

También les asignamos roles en cada activo, por ejemplo, para las páginas éstos son los disponibles:

  • Administrador.
  • Editor.
  • Moderador.
  • Anunciante.
  • Analista.

Cada activo cuenta con distintos roles posibles.

Importante

Estos roles corresponden al activo en cuestión (en este caso, cada página asignada), no al Business Manager (como en el caso de los roles específicos del administrador comercial).

La recomendación de Facebook por seguridad es asignar el menor nivel de accesos a cada persona, el indispensable para que realice su trabajo.

Estos permisos se pueden otorgar en el mismo momento en que estamos agregando a la persona o después (en caso de no tener los activos agregados o querer hacer cambios).

Agrega tus activos

Aquí vamos a agregar, como lo dice el título, activos que son de nuestra propiedad.

El proceso con activos de terceros es un poco diferente, pues debemos solicitar el acceso en lugar de agregarlos como propios.

Aclaro esto porque si ya somos administradores de páginas ajenas a través de nuestro perfil personal, podríamos cometer el error de reclamarlas como nuestras.

En el momento en que creamos nuestra cuenta de Facebook Business Manager, se nos despliega el inicio con una sección en la que podemos incluir inmediatamente tres de los rubros principales: personas, cuentas publicitarias y páginas.

Aquí podemos agregar nuestros activos.

En caso de no tener una página de tu negocio, debes crearla, pues todo administrador comercial va ligado a una página principal. 

También tenemos la opción de agregar más activos posteriormente, lo hacemos en "configuración del negocio". 

Son muchos  los activos que podemos añadir y administrar en el administrador comercial y el proceso para hacerlo es similar en todos los casos:

  • Vamos a "Configuración del negocio".
  • Buscamos en la columna de activos.
  • Pinchamos el activo que queremos agregar.
  • Le damos "click" al botón "agregar".
  • Nos da una serie de opciones. Como estamos agregando activos propios escogemos la opción de "agregar activos". Seguimos los pasos que nos muestra Facebook de una manera muy intuitiva.

Una vez que hemos añadido nuestros activos, solicitamos acceso a los de tus clientes.

¿Cómo se utiliza el Facebook Business Manager para la gestión empresa-clientes?

Lo primero que debemos entender, es que no es lo mismo agregar los activos propios y los de clientes o partners.

Cuando vamos a añadir los principales activos (cuentas publicitarias y páginas), Facebook nos da estas opciones:

  • Crear activo

Si no tienes cuenta publicitaria o página propias, escogemos la opción de crearlas. 

Por regla general, la agencia o el freelance no debe crear ningún activo para su cliente dentro de su Facebook Business Manager.

  • Agregar activo

Si existe el activo y es nuestro, podemos simplemente agregarlo, por ejemplo, si ya manejamos una página propia desde el perfil personal o alguien más la crea para nosotros. 

Si reclamamos un activo ajeno como nuestro, pasa a nuestro administrador comercial y luego no podremos transferirlo.

  • Solicitar acceso 

Esta es la opción para activos de terceros.

Te da acceso pero ese tercero continúa siendo el dueño.

Es posible que la agencia o freelance solicite a la empresa acceso a activos sueltos, como una página, una aplicación o una cuenta publicitaria.

En este caso, estamos utilizando dicho activo en nombre del cliente (el propietario del activo no cambia), lo cual es correcto.

Sin embargo, no es la mejor opción.

Si trabajamos con activos que no son nuestros, lo mejor es que esa empresa o persona tenga su propia cuenta en Facebook Business Manager, agregue en este sus activos y nos dé acceso. 

La manera correcta, sobre todo si se van a administrar varios activos del cliente (empresa), es la siguiente:

  • El cliente tiene un perfil de Facebook con acceso a su fan page y cuenta de ads.
  • El cliente se da de alta en Facebook Business Manager para tener su propia cuenta y agrega sus activos. Si no sabe cómo hacerlo puede pedirle ayuda a su encargado de marketing.
  • Mediante la figura de "socios" en "configuración del negocio", la empresa le permite el acceso a la agencia o freelance.
  • El cliente le comparte a la agencia o freelance el pixel, página, cuenta de ads y/o audiencias (todo lo que necesite que le administren).
  • La agencia o el freelance y sus equipos trabajan a través del Business Manager.
  • Cuando termina el trabajo conjunto la empresa recupera el acceso.

Cada marca debe tener su propio Business Manager.

Hacer las cosas de esta manera te va a evitar muchos dolores de cabeza.

Por ejemplo, garantiza que el cliente conserve toda la información de sus campañas.

Algunas ventajas de trabajar con Facebook Business Manager 

¿Te parece que el tema de Facebook Business Manager es complicado?

Aunque en un principio pueda parecer engorroso o innecesario, lo cierto es que trabajar con el administrador comercial trae muchos beneficios inmediatos y a mediano y largo plazo:

  • Ayuda a separar el trabajo de la parte personal 

Con un solo "click" podemos pasar de nuestro perfil personal al administrador comercial y olvidarnos de las distracciones de nuestro muro.

  • Es una forma más segura de trabajar

Incluso en la configuración del negocio existe un "centro de seguridad" o pestaña para revisar este tema.

  • Mayor control

De activos, personas, etc.

  • Permite la colaboración de equipos de manera más eficiente

Puedes supervisar en qué está trabajando cada miembro, asignar roles y controlar sus accesos.

Como ejemplo, si vas al inicio y pinchas "actividad" en el menú superior, puedes ver el resumen de la actividad de roles.

  • Ayuda a maximizar el tiempo

Al tener todos los activos en un solo lugar se trabaja más rápido y mejor.

Recordemos que esta herramienta es gratuita y configurarla es relativamente sencillo.

Vale la pena intentarlo, especialmente si trabajamos bajo el modelo de agencia, damos servicios como community manager freelance o tenemos una empresa y queremos tener presencia en redes sociales.